Mandats, rapprochement acquéreurs, relances SMS, tableau de bord des contacts par source : voici ce qu'on peut construire pour une agence immobilière. Avec les obligations de la loi Hoguet et du RGPD, et une comparaison honnête avec les logiciels de transaction du marché.
Un logiciel sur mesure pour une agence immobilière, c’est un outil construit autour de votre façon de travailler : mandats et registre, biens, fichier acquéreurs, rapprochement automatique, signature électronique, relances par SMS, tableau de bord des contacts par source (portails, Google, Meta), écran en vitrine et diffusion des biens sur les réseaux. Pour la plupart des agences, un logiciel de transaction du marché couvre déjà l’essentiel. Le sur mesure devient pertinent quand vos process sortent du cadre, ou quand vous voulez un pilotage que votre logiciel ne donne pas. Souvent, la bonne réponse est entre les deux : garder son logiciel et construire autour.
Ce qui suit est un scénario : voici ce qu’on peut construire pour une agence comme la vôtre, module par module, avec les obligations légales que l’outil doit respecter (loi Hoguet, registre des mandats, RGPD, règles sur les SMS), une comparaison honnête avec les logiciels du marché et la manière dont un tel projet se déroule. Les textes cités ont été vérifiés sur Légifrance et sur le site de la CNIL le 26 septembre 2026.
- Pourquoi une agence envisagerait-elle un outil sur mesure ?
- Le scénario : ce qu’on peut construire pour votre agence
- Quelles obligations l’outil doit-il respecter ?
- Logiciel du marché ou sur mesure : le comparatif honnête
- La voie médiane : brancher plutôt que remplacer
- Comment se déroule un projet de ce type ?
- Les erreurs à éviter
- Questions fréquentes
- Sources
Pourquoi une agence envisagerait-elle un outil sur mesure ?
Les logiciels de transaction immobilière sont des produits mûrs. Des éditeurs comme Apimo ou Modelo mettent en avant sur leur site la gestion des mandats et du registre, un CRM, la signature électronique, et selon l’offre la diffusion vers les portails ou le site internet de l’agence. Pour une agence classique, c’est le bon point de départ, et on ne vous conseillera pas de tout redévelopper.
Les demandes de sur mesure arrivent en général pour l’une de ces raisons :
- Les contacts sont éparpillés. Les demandes arrivent des portails, du site, de Google, des publicités Meta, du téléphone, et personne ne sait vraiment combien de contacts chaque source apporte, ni combien deviennent des visites puis des ventes.
- Le process de l’agence est particulier. Un réseau avec plusieurs agences, une activité mixte (transaction, location, programme neuf), une étape de validation interne, un suivi vendeur très poussé : le logiciel impose son déroulé, l’équipe contourne avec des tableurs.
- Des tâches répétitives mangent le temps. Relances après visite, comptes rendus au vendeur, republications : quelques minutes par action, multipliées par des dizaines de dossiers.
- Le pilotage manque. Le dirigeant veut voir en un coup d’œil les mandats qui arrivent à échéance, les biens sans visite depuis trois semaines, le délai moyen de réponse à un contact.
Si vous vous reconnaissez dans un seul de ces points, une automatisation ciblée suffit probablement. Si vous cochez les quatre, un outil métier dédié mérite d’être étudié. Notre article sur l’application métier explique cette logique plus en détail.
Le scénario : ce qu’on peut construire pour votre agence
Ce qui suit n’est pas le récit d’un projet client : c’est un exemple de ce qu’on peut construire pour une agence de quelques négociateurs. Chaque module est optionnel.
Mandats, biens et registre
Chaque mandat reçoit automatiquement son numéro d’inscription au registre, dans l’ordre chronologique, sans trou ni doublon. La fiche du bien regroupe les photos, les diagnostics, l’historique des prix, les visites et les offres. Une alerte prévient le négociateur avant l’échéance d’un mandat, et le registre s’exporte à tout moment pour un contrôle.
Acquéreurs et rapprochement
Le fichier acquéreurs enregistre les critères de recherche (budget, secteur, surface, nombre de pièces, extérieur). Quand un bien entre, l’outil propose la liste des acquéreurs compatibles, classés par pertinence ; quand un acquéreur s’inscrit, il voit les biens déjà en stock. Le négociateur valide, l’envoi part par e-mail ou SMS, et la réponse est tracée.
Mandat et compromis signés électroniquement
Le mandat est généré à partir de la fiche du bien, puis envoyé en signature électronique via un prestataire spécialisé (Yousign, Docusign ou équivalent). Une fois signé, il est archivé et son numéro de registre est verrouillé. Même logique pour les documents de l’avant-contrat préparés par l’agence, en lien avec le notaire selon vos habitudes.
Relances et SMS automatiques
Après une visite, un SMS de remerciement part à l’acquéreur, puis une relance à J+2 si aucune réponse n’est enregistrée. Le vendeur reçoit un compte rendu hebdomadaire (visites, retours, statistiques de diffusion). Chaque message automatique reste visible dans l’historique du contact.
Tableau de bord des contacts par source
C’est souvent le module qui justifie le projet. Chaque contact est rattaché à sa source : portail, formulaire du site, fiche Google, publicité Meta, appel entrant. Le tableau de bord, mis à jour en temps réel, affiche le nombre de contacts par source, le délai de première réponse, le taux de transformation en visite puis en offre. Vous savez enfin ce que rapporte chaque abonnement ou chaque euro de publicité, un sujet que l’on développe dans notre article sur l’attribution marketing multi-touch.
Affichage sur écran en agence
Un écran en vitrine fait défiler les biens disponibles, directement alimenté par l’outil : un bien vendu disparaît, une baisse de prix apparaît sans intervention.
Diffusion des biens sur les réseaux sociaux
Un nouveau bien peut générer un brouillon de publication (photos, texte, lien) prêt à être validé puis publié sur la page Facebook et le compte Instagram de l’agence. La validation humaine reste la règle : l’outil prépare, le négociateur décide.
Ces briques (CRM, devis, facturation, signature électronique, SMS automatiques, tableaux de bord temps réel, publication automatique sur les réseaux sociaux, synchronisation avec un CRM comme Salesforce, suivi des appels), on les a déjà développées et elles tournent en production.
Quelles obligations l’outil doit-il respecter ?
Un outil de transaction n’est pas un simple CRM : il manipule des documents encadrés par la loi. Voici les points que le cahier des charges doit intégrer dès le départ.
Loi Hoguet : mandat écrit et registre des mandats
- Le mandat doit être écrit. L’article 6 de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (loi Hoguet) impose que les conventions conclues avec l’agent immobilier soient rédigées par écrit, et renvoie à un décret pour la tenue des registres.
- Un registre des mandats et un numéro par mandat. L’article 72 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 prévoit que chaque mandat porte un numéro d’inscription sur le registre des mandats, reporté sur l’exemplaire remis au mandant, et que le registre suit un modèle fixé par arrêté.
- Le registre peut être électronique. Le même article autorise sa tenue sous forme électronique dans les conditions des articles 1365 et suivants du code civil. En pratique, l’outil doit garantir l’ordre chronologique et l’impossibilité de modifier une inscription après coup.
- Conservation : dix ans. Les mandats et le registre des mandats se conservent pendant dix ans. Votre outil doit donc prévoir l’archivage, et la réversibilité si vous changez un jour de logiciel.
La signature électronique
L’article 1367 du code civil définit la signature électronique comme l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte. C’est pour cette raison qu’on ne développe pas son propre module de signature : on branche l’outil sur un prestataire dont c’est le métier, qui fournit le dossier de preuve.
RGPD : fichier acquéreurs et SMS
- Durée de conservation des prospects. Selon la CNIL, les données des prospects utilisées pour la prospection peuvent être conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant du prospect. L’outil doit donc proposer une purge ou une anonymisation automatique des acquéreurs inactifs.
- SMS de prospection aux particuliers. La CNIL rappelle que la publicité par SMS auprès de particuliers suppose leur consentement préalable. Un SMS qui répond à une demande (confirmation de visite, suite donnée à une question) n’est pas de la prospection ; un SMS « nouveau bien susceptible de vous intéresser » envoyé à tout le fichier, si. L’outil doit enregistrer le consentement et gérer le désabonnement.
- Information des personnes. Vendeurs et acquéreurs doivent savoir quelles données vous conservez et pourquoi, et pouvoir exercer leurs droits (accès, rectification, suppression).
Logiciel du marché ou sur mesure : le comparatif honnête
Les tarifs des logiciels de transaction sont en général sur devis ou par utilisateur ; on ne les cite pas ici, ils évoluent et dépendent des options. Voici en revanche les différences de fond.
| Critère | Logiciel de transaction du marché | Outil sur mesure |
|---|---|---|
| Mise en route | Rapide, quelques jours à quelques semaines | Plusieurs semaines à plusieurs mois selon le périmètre |
| Diffusion vers les portails | Souvent incluse selon l’offre | À construire ou à conserver via le logiciel existant |
| Registre des mandats, modèles de documents | Prévus et tenus à jour par l’éditeur | À développer et à maintenir, avec un regard juridique |
| Adaptation à votre process | Paramétrage dans les limites prévues | Totale |
| Tableau de bord par source de contact | Variable selon l’éditeur | Conçu autour de vos sources et de vos indicateurs |
| Coût dans le temps | Abonnement récurrent, par utilisateur ou par agence | Investissement de départ, puis hébergement et maintenance |
| Propriété des données et du code | Export selon les conditions de l’éditeur | Vous êtes propriétaire |
À qui le sur mesure complet ne sert pas : une agence indépendante de un à trois négociateurs, dont le logiciel actuel fait le travail et dont le seul irritant est un tableau de bord. Dans ce cas, une intégration ciblée coûtera bien moins cher qu’un outil complet et ne vous fera pas perdre la diffusion vers les portails.
La voie médiane : brancher plutôt que remplacer
C’est la solution qu’on recommande le plus souvent. Le logiciel de transaction reste la source de vérité pour les biens, les mandats et la diffusion. Autour, on construit ce qui manque :
- la collecte centralisée des contacts (formulaires, publicités Meta, e-mails des portails) avec leur source ;
- le tableau de bord et l’écran en agence, alimentés par l’API du logiciel quand elle existe ;
- les relances et SMS automatiques ;
- la préparation des publications sur les réseaux.
Tout dépend de ce que le logiciel expose : certains éditeurs ouvrent une API documentée, d’autres seulement des exports. C’est la première chose qu’on vérifie. Côté budget, nos tarifs publiés donnent des repères : un audit des flux démarre à 800 €, une intégration API simple à 1 500 € et une automatisation multi-outils à 3 000 €. Le détail est sur notre page intégration et automatisation. Pour un outil complet, il n’existe pas de prix catalogue : le chiffrage se fait après cadrage.
Comment se déroule un projet de ce type ?
- Cartographie des flux. D’où viennent les contacts, où sont saisies les données, qui fait quoi à chaque étape d’une vente. On identifie les ressaisies et les pertes d’information.
- Choix du périmètre. Intégration autour de l’existant ou outil dédié. On part toujours du module qui fait gagner le plus de temps.
- Cahier des charges court. Écrans, règles métier, obligations (registre, conservation, consentement). Notre guide pour rédiger le cahier des charges d’une application web peut vous servir de trame.
- Première version utilisable. Un module livré, testé par l’équipe en conditions réelles, puis ajusté.
- Extensions et maintenance. Les modules suivants s’ajoutent un par un, l’hébergement et les sauvegardes sont suivis.
Côté technique : applications Django avec PostgreSQL et temps réel, outils Node et TypeScript avec connexion par passkeys (sans mot de passe). On développe aussi des applications iOS en SwiftUI, utiles par exemple pour un négociateur qui veut saisir une visite sur le terrain. Notre page applications web sur mesure détaille l’approche. La très grande majorité des échanges se fait en visio ; quand un déplacement est utile, il n’est pas facturé.
Les erreurs à éviter
- Tout vouloir d’un coup. Un outil complet livré après un an de développement arrive souvent décalé des besoins réels. Mieux vaut un module utile en quelques semaines.
- Abandonner la diffusion vers les portails sans solution de remplacement. C’est une fonction centrale de nombreux logiciels du marché ; la recréer a un coût réel.
- Oublier le registre et l’archivage. Un registre modifiable après coup ou des mandats perdus lors d’une migration posent un vrai problème en cas de contrôle.
- Envoyer des SMS commerciaux à tout le fichier. Sans consentement enregistré, c’est une prospection non conforme.
Questions fréquentes
Faut-il remplacer mon logiciel de transaction ?
Rarement. Dans la plupart des cas, on le garde pour les biens, les mandats et la diffusion, et on construit autour ce qui manque : tableau de bord, relances, écran en agence.
Le registre des mandats peut-il être uniquement numérique ?
Oui. L’article 72 du décret du 20 juillet 1972 autorise sa tenue sous forme électronique, dans les conditions prévues par le code civil. Il doit être conservé dix ans.
Puis-je envoyer mes nouveaux biens par SMS à tous mes acquéreurs ?
Seulement à ceux qui ont donné leur consentement préalable, selon la CNIL. Les SMS liés à une demande en cours (confirmation de visite, par exemple) ne relèvent pas de la prospection.
Combien coûte un logiciel sur mesure pour une agence ?
Il n’y a pas de prix catalogue pour un outil complet : tout dépend des modules. Audit des flux, intégration API simple ou automatisation multi-outils : le budget se chiffre sur une demande de devis. Notre article sur le coût de développement d’une application web détaille les facteurs de prix.
Comment démarrer ?
Écrivez-nous à contact@osmova.com ou via le formulaire de contact en décrivant votre logiciel actuel et ce qui vous fait perdre du temps. On revient vers vous pour un premier échange en visio.
Sources
- Loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 (loi Hoguet), article 6
- Décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 72 (registre des mandats)
- Code civil, article 1367 (signature électronique)
- CNIL : questions-réponses sur les référentiels gestion commerciale (durées de conservation)
- CNIL : la prospection commerciale par SMS et MMS
- Apimo : présentation du logiciel
- Modelo : présentation du logiciel
